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Adjoint(e) à la Direction de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires
Statut :
Rédacteurs (B) ou Attaché (A) filière administrative
Hierarchie :
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires
Missions :
- Assurer le management du service Affaires Réglementaires et de l’accueil de l’Hôtel de Ville
- Assurer le management de la Direction en cas d’absence de la Directrice
- Mise en œuvre de la politique des accueils du public
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux usagers
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l’accueil physique
- Assurer le bon déroulement des conseils municipaux (préparation, séance, « après conseil »)
- Gérer les baux communaux
- Préparer et superviser le budget de la Direction
- Rédiger des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations, conventions)
- Superviser l’enregistrement du courrier et la réservation des salles Toffoli et du Tribunal d’instance
Les activités principales :
Conseil Municipal (En étroite relation avec la Directrice) :
• Piloter l’organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, recherche d’informations…)
• Rédiger des notes de présentation et des délibérations pour l’Administration Générale et à la demande de la Direction Générale des Services
• Organiser la Commission des Finances
• Assurer la relecture et correction de l’ensemble des notes de présentation et des délibérations (pré-contrôle de légalité), en lien avec la Directrice, avant la relecture du dossier par le Directeur Général des Services préalablement à la tenue des commissions et à l’envoi des dossiers du Conseil Municipal
• Rédiger la liste des décisions
• Effectuer la transmission des dossiers aux membres du Conseil Municipal via le logiciel de dématérialisation Idelibre
• Assurer le secrétariat des séances du Conseil (relevé des voix, gestion du logiciel « temps de parole »)
• Effectuer la finalisation des délibérations puis envoi des actes en Préfecture pour le contrôle de légalité (transmission dématérialisée via le logiciel Webdelib ainsi que la diffusion des délibérations aux services
• Assurer la rédaction et diffusion du compte-rendu sommaire du Conseil Municipal
Actes
• Rédiger les conventions, décisions, et arrêtés municipaux (mise à disposition de logements communaux, occupation du domaine public …), en lien avec le supérieur hiérarchique
• Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (transmission dématérialisée via le logiciel Webdelib)
Baux communaux :
• Superviser la préparation et le suivi budgétaire
• Préparer les avis d’échéances (mensuelles, trimestrielles ou annuelles)
• Calculer les révisions de loyers et régularisations de charges
• Etablir les états des lieux d’entrée et de sortie en lien avec le service Bâtiment
• Tenir un état des différents biens et gestion des clefs des locaux vacants (fiche descriptive, tableau de suivi)
• Traiter les appels de loyers et de charges (imputation, ventilation, suivi du budget)
Gestion de l’accueil :
• Organiser et planifier le travail de l’équipe
• Gestion des plannings et des recrutements saisonniers
• Accompagner les agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes
• Aider les agents à évoluer dans leur pratique professionnelle (comportement, argumentation, suivi de formations …)
Les activités annexes :
• Assurer l’instruction des demandes d’occupations du domaine public et le suivi administratif et financier des occupations du domaine public (emprises chantier, échafaudages, terrasses…)
• Gérer en lien avec le service Communication et les services techniques les manifestations organisées sur le territoire de la commune (aspects réglementaires)
• Assurer l’enregistrement des dépôts de statuts de syndicats
• Gérer les déclarations de licences débits de boissons
• Contrôler la régie stationnement (mandataire suppléant)
• Superviser les réservations des salles municipales (Espace Toffoli et Salle d’audience du Tribunal d’instance) – mandataire suppléant de la régie des locations de salles.
• Organiser la Commission Consultative des Services Publics Locaux
3. Moyens matériels et équipements :
• Bureau, ordinateur et téléphone fixe et portable si besoin
• Logiciels : Elise, Idelibre, Extenso, CIRIL
Compétences :
1. Savoir :
• Parfaite connaissance de l’environnement territorial, de l’organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission
• Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l’organe exécutif et de l’organe délibérant d’une collectivité territoriale
• Connaissance de l’organisation et des activités des services et des circuits de transmission
• Maîtrise de l’analyse juridique
• Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe
• Techniques de communication et d’animation
• Connaissance des règles budgétaires et comptables
2. Savoir-faire :
• Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition
• Organiser un agenda ou un planning et tenir des échéances
• Prendre des notes, rédiger et présenter des écrits
• S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs
• Travailler en équipe avec les autres agents du service de l’Administration Générale et avec les autres services
• Intégrer les priorités du service dans la coordination des activités
• Savoir rechercher l’information
• Rendre compte à la hiérarchie
3. Savoir-être :
• Autonomie et organisation
• Rigueur
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Devoir de réserve et sens du service public
• Réserve, politesse et courtoisie
• Capacité d’écoute
• Disponibilité et adaptabilité
D) Spécificité du poste
• Disponibilité en soirée pour assister aux séances de la Commission des Finances, des réunions de la majorité et du Conseil Municipal (environ 8 séances par an pour chacune des deux réunions).
• L’agent est amené à se déplacer sur le territoire communal.
• Possibilité de télétravail une fois par semaine
• En cas de nécessité, l’adjoint(e) peut être amené à occuper un poste d’accueil du public
Profil :
Bac à Bac + 3 minimum avec une bonne connaissance des missions relatives à l’organisation du Conseil Municipaux (droit public, Administration Economique et sociale.)
Le candidat idéal possédera les qualités suivantes :
Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités territoriales, notamment en ce qui concerne l’organisation et le suivi des Conseils Municipaux, des commissions municipales et des instances administratives.
Une maîtrise des procédures administratives en lien avec les actes juridiques et réglementaires (délibérations, arrêtés, conventions), ainsi qu’une bonne capacité à rédiger des actes administratifs.
Une bonne gestion budgétaire et une compréhension des enjeux financiers au sein d’un service public, notamment la gestion des baux communaux et la préparation du budget.
Une excellente capacité d’organisation et de planification, permettant de coordonner des événements administratifs (Conseils Municipaux, commissions, préparation des dossiers).
Des compétences solides en communication et en relations interpersonnelles afin de travailler en étroite collaboration avec les élus, les services internes et le public.
Une rigueur administrative, discrétion, de la confidentialité et du devoir de réserve, essentiels dans le cadre de cette fonction.
Le candidat devra également faire preuve d'une grande autonomie, de réactivité, et de sens du service public dans un environnement de travail dynamique et en constante évolution.
Si vous êtes passionné(e) par l’administration publique et souhaitez vous impliquer dans la gestion des affaires publiques locales, ce poste est fait pour vous !
Renseignement complémentaires :
Renseignement complémentaires :
Horaires variables, 37h40 hebdomadaires
• Disponibilité pour les déambulations sur le terrain, les évènements des Services et de la ville.
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Compte Epargne Temps,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC) et à des activités sportives,
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement partiel des forfaits de transport (domicile-travail).
• Accès à des activités sportives.
Les personnes intéressées sont priées d'adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr
Les personnes intéressées sont priées d'adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr