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1 agent polyvalent aux Affaires Civiles (H/F)

Statut :

Adjoints administratifs (filière : administrative, catégorie : C)

Hierarchie :

L'agent sera placé sous l’autorité du Responsable des Affaires Civiles et des Titres d’identité

Missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Participer aux missions du Service des Affaires Civiles (Etat Civil, Affaires militaires, Elections, Délivrance de différents certificats et attestations, passeports et cartes d’identité, gestion des mariages et des PACS),
• Suivre les activités du service.

Les activités Principales :

• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil et renseignement du public (polyvalence dans le service),
• Conclusions des PACS,
• Relevage, frappe et envoi du courrier,
• Enregistrement et suivi des attestations d’accueil, légalisation de signatures, prises en charge…,
• Gestion et suivi des dossiers de passeports et des cartes nationales d’identité,
• Enregistrement des dossiers de recensement militaire,
• Réception des demandes d’inscription sur listes électorales,
• Participation à l’organisation des élections politiques,
• Changement de nom, de Prénom.

Compétences :

• Notions d’organisation et de gestion du temps,
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier,
• Techniques de secrétariat,
• Techniques d’écoute et de reformulation,
• Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil, des CNI et passeports,
• Connaissance de l’organisation et des activités des services de la collectivité,
• Connaissance des sources d’information nécessaires à l’activité du service,
• Assurer l’accueil physique du public,
• Prendre des notes,
• Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition, notamment les logiciels métier de la gamme ARPEGE,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités,
• Respecter les délais de transmission des documents,
• Evaluer les situations et choisir les moyens matériels les plus appropriés à l’accomplissement de sa mission,
• S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs,
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur,
• Travailler en équipe avec les autres agents du service des Affaires Civiles et avec les autres services,
• Rendre compte à la hiérarchie.

Profil :

• Diplôme ou niveau requis : niveau Bac avec une bonne connaissance des outils bureautiques et/ou expérience similaire,
• Réserve, politesse et courtoisie,
• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Respect du secret professionnel,
• Capacité d’écoute,
• Autonomie et organisation,
• Rigueur,
• Dynamisme et adaptabilité.

Renseignement complémentaires :

• Horaires variables sur 37 h 40 par semaine, à raison de 7 h 32 par jour, 1h de pause déjeuner. Les horaires peuvent varier en fonction de l’activité du service. Permanence les samedis matins en alternance avec les autres agents du service. Participation aux célébrations de mariages les samedis après-midi et aux journées élections (possibles hors jours ouvrés),
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC) et à des activités sportives,
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement partiel des forfaits de transport (domicile-travail).

Les personnes intéressées sont priées d'adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 31/01/26

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